Evenementenvergunning aanvragen

Vraag uw evenementenvergunning tijdig aan! Als u van plan bent om een evenement in 2017 te organiseren, adviseren wij om uw aanvraag voor een evenementenvergunning tenminste 3 maanden voorafgaand aan het evenement aan en bijvoorkeur voor 1 november voorafgaand aan het jaar wanneer u uw evenement wilt organiseren.

Dit geldt met name voor middelgrote en grote evenementen, waarbij u de complete evenementenvergunning uiterlijk twaalf weken voor het evenement moet aanvragen. Let er op dat je alle gegevens in één keer volledig aanlevert.

Indien u later in het jaar besluit om een evenementenvergunning aan te vragen, loopt u de kans dat uw evenement niet meer op de gewenste datum en/of locatie kan plaatsvinden, omdat het maximum aantal evenementen op een locatie is bereikt. Als u op tijd uw aanvraag voor een evenementenvergunning indient, kan er op tijd gekeken worden naar de mogelijkheden en eventuele knelpunten. Dan kunnen we zo snel mogelijk op zoek naar een passende oplossing.

Welke gegevens zijn nodig voor een evenementenvergunning?

Afhankelijk van de grootte en aard van een evenement, moet u bij de vergunningsaanvraag meerdere gegevens aanleveren. In de meeste gevallen is dat een volledig ingevulde vergunningsaanvraag met o.a.:

  • een draaiboek;
  • een situatietekening;
  • een indelingstekening van een evenement;
  • een veiligheidsplan en
  • een beveiligingsplan.

Om de toetsing van de vergunningsaanvragen zorgvuldig en tijdig te kunnen verrichten en de risico’s op het gebied van veiligheid te kunnen beoordelen, wordt er kritisch gekeken of de volledige aanvraag inclusief alle bijlagen tijdig is aangeleverd. Als een aanvraag te laat of onvolledig wordt ingediend, krijgt het evenement geen vergunning.

Proces aanvraag vergunning

Voor middelgrote en grote evenementen wordt de vergunning besproken met diverse partijen. Het beoordelen daarvan kost tijd. De gemeente Apeldoorn heeft het voornemen om de minimale indieningstermijn van middelgrote en grote evenementen beiden vast te stellen op twaalf weken. De indieningstermijn van kleine evenementen blijft drie weken.
De gemeente Apeldoorn sluit met de indieningstermijn van twaalf weken aan op regionale afspraken uit het multi-evenementenbeleid van de gehele regio Noord-Oost Gelderland. De termijn van twaalf weken geeft ons daarnaast de ruimte om de aanvraag zorgvuldig te beoordelen, de risico’s in te schatten en inzet van hulpdiensten te regelen. Tenslotte is de door de aangepaste indieningstermijn meer gelegenheid om ruim op tijd te publiceren op overheid.nl.

Hoe vraagt u een vergunning aan?

Voor ieder evenement dat in Apeldoorn georganiseerd wordt, is (in principe) een evenementenvergunning nodig. De venementenvergunning kunt u digitaal indien via de website van de gemeente.

Meer informatie

Op de website van de gemeente Apeldoorn kunt u meer informatie vinden over de voorwaarden voor het verkrijgen van een evenementenvergunning. Ook vindt u daar informatie over de Nota Geluid en Evenementen en het Handboek Grote Evenementen. U kunt hierin onder andere voorbeelden vinden van draaiboeken, veiligheidsplannen en situatietekeningen. Indien u meer informatie wilt
ontvangen over veiligheidsplannen en beveiligingsplannen voor uw evenement, kunt u, tenminste 12 weken voorafgaand aan uw evenement, contact met de Eenheid Publiek, Ondernemen en Wijken (per mail apvvergunningen@apeldoorn.nl of telefonisch via nummer 14 055.